中小企業是撐起我國經濟的重要角色，截至2024年底，國內中小企業數量已突破6000萬家，佔全部企業總數的90%以上，貢獻了60%以上的GDP，同時吸納了80%以上的城鎮就業人口。而在船務諮詢等細分領域，中小企業不僅是連接產業鏈上下游的重要紐帶，更是推動行業技術創新、豐富市場服務形態的核心力量。 

客户背景

在數字化浪潮的推動下，在線辦公已成為中小企業日常運營不可或缺的一部分。對於船務諮詢企業而言，員工的工作場景更加靈活多變：上午在辦公室處理船舶技術文檔，下午趕赴港口與客户確認貨運細節，晚上則可能在家中響應合作方的緊急文件修改需求。這種分散的辦公場景，對文件的實時獲取、安全傳輸提出了極高要求。

某船務諮詢公司（以下簡稱 “X公司”）正是這類企業的典型代表。作為專注於船務諮詢的中小企業，X公司主要為國內外航運企業提供船舶技術評估、貨運流程規劃及海事合同審核等全方位服務，日常工作中需處理大量商務文件。其團隊成員分佈在上海、蘇州、天津等多個城市，傳統的文件管理方式已難以滿足其業務需求。 

業務挑戰：跨地域文件共享

隨着X公司跨地域協作與外部合作頻繁，使其在文件管理和文件共享中面臨多重挑戰：

1、文件存儲分散

X公司此前缺乏統一的文件存儲體系，不同類型的文件散落在各崗位員工的設備中：

技術部的船舶設計圖紙存於設計師的筆記本，業務部的客户合同存於銷售的移動硬盤，部分歷史文件甚至僅通過員工個人雲盤備份。這種“分散存儲”模式導致文件查找效率低下，且存在嚴重的安全隱患。

2、文件傳輸效率低

X公司的跨地域協作主要分為內部團隊協作與外部合作兩類。

對於內部協作，郵件附件大小限制常導致技術圖紙、計算報告等大文件無法直接傳輸；而第三方在線傳輸工具則需額外註冊賬號，且傳輸速度受網絡影響大，大文件傳輸耗時遠超預期。

對於外部合作，合作方多要求籤署保密協議後傳輸文件，但傳統方式無法追蹤文件的查看、下載記錄，增加了數據泄露風險。

3、權限管理粗放

船務諮詢文件的權限劃分十分嚴格，船舶技術參數僅允許技術團隊查看、編輯；客户合同需業務經理與法務共同審核；

X公司此前缺乏精細化的權限控制手段，所有文件一旦共享，對方即可進行下載、修改操作，導致多次出現誤操作。 

Zoho網盤如何幫助X公司應對挑戰？

關於Zoho網盤

Zoho網盤（Zoho WorkDrive）在全球擁有超過 6.5萬家企業、800萬用户。作為Zoho公司推出的在線文件存儲與內容協作平台，致力於幫助企業建立文件全生命週期管理體系，實現安全高效的文件協作。 

針對X公司的挑戰，Zoho網盤提供了以下針對性解決方案：

1、解決文件管理問題

a. DLP策略：Zoho網盤支持149種預設敏感信息類型，覆蓋全球47個國家和地區的合規要求，可自動識別X公司的船舶技術文檔、客户合同等敏感文件，限制外部分享、下載及打印，有效減少人為操作帶來的安全風險。

b. 統一管理文件：通過團隊文件夾功能，X公司可按部門、項目或文件類型分類歸檔所有文件，團隊成員可直接通過平台統一訪問、管理，徹底解決文件分散的問題，提升查找效率。

2、提升跨地域協作效率

a. 實時在線編輯：X公司團隊成員無論身處何地，均可同時編輯共享文件，系統實時同步內容。無需再通過郵件反覆傳輸版本，避免傳統協作中的版本錯亂問題，提升編輯效率。

b. 便捷外部共享：與外部合作伙伴共享文件時，可通過電子郵件、自定義鏈接發送，並設置共享有效期與訪問密碼，兼顧便捷性與安全性。

3、精細化團隊文件夾權限管理

a. 按角色分配權限：管理員可在團隊文件夾級別定製權限，針對X公司不同團隊（如技術團隊、業務團隊）與文件類型，精準分配查看、編輯、共享或下載權限，避免權限分配不當導致的安全風險。

b. 簡化管理流程：當項目結束或人員變動時，可在團隊文件夾級別批量移除查看、編輯權限，大幅簡化管理員的操作流程。 

結束語

通過引入Zoho網盤，X公司成功解決了跨地域文件管理中的存儲分散、傳輸效率低下及權限管理粗放等核心痛點。如今，公司的文件管理體系更加統一、高效、安全，為公司的全球化戰略提供了有力支撐。

最後，Zoho期待與更多企業攜手同行，快速搭建適配業務需求的文件管理體系，輕鬆實現便捷的跨地域文件共享！

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